No top 4 dos principais players de segurança cibernética do mundo, considerada líder em proteção de dispositivos digitais pelas consultorias Gartner e Forrester, a Kaspersky Lab é uma das empresas que mais crescem no mundo, com presença em 200 países e territórios, escritórios em 32 países e receita global de US$ 698 milhões em 2017. Tais números refletem não só o interesse do público pelos produtos Kaspersky, atualmente presentes em computadores e dispositivos móveis de mais de 400 milhões de consumidores e na infraestrutura de TI de 270 mil companhias, como também demonstram uma responsabilidade e tanto para uma empresa: o mínimo que esse gigantesco contingente de consumidores espera é que sua vida digital esteja segura sob o guarda chuvas tecnológico da Kaspersky.

Para fazer jus à expectativa e estar um passo à frente das ameaças virtuais, a Kaspersky conta com um time de mais de 3,9 mil especialistas altamente qualificados – um verdadeiro exército de profissionais que faz uso de artilharia pesada para planejar seus cada vez mais intrincados projetos de TI por meio do software de mapas mentais MindManager. Usar um sistema desses não foi por acaso. A escolha foi fruto da experiência adquirida em projetos que consumiram mais tempo e trabalho que o desejável.

O DESAFIO
O departamento de tecnologia de uma fabricante internacional de softwares é sempre complexo. É preciso planejar para o longo prazo ao mesmo tempo em que se deve reagir com agilidade e flexibilidade às mudanças de mercado. Da aprovação do portfólio dos projetos de TI ao planejamento, roteiro e prazos para implementação, minúcias e necessidades costumam surgir sem prévio aviso, resultando por vezes em situações complexas. Além disso, metas devem sempre ser bem definidas e os planos necessitam ser desenvolvidos e implementados, independente da natureza do projeto.

Atuação com o Microsoft SharePoint
Este também é o caso do departamento de TI da Kaspersky Lab, que durante anos fez uso da solução SharePoint da Microsoft para o gerenciamento de tarefas. No entanto, a ferramenta por si só não era suficiente para possibilitar o gerenciamento simples de projetos complexos e, em muitos casos, paralelos. Por esse motivo, a equipe procurou soluções integradas que permitissem que tarefas fossem transferidas para listas SharePoint individuais.  

Maxim Shakhab, CIO da Kaspersky Lab em Moscou, explica: “Precisávamos de uma plataforma que permitisse criar nosso planejamento anual e metas ao mesmo tempo que possibilitasse quebrar projetos complexos em pacotes de tarefas individuais - uma vez que projetos só podem ser implementados com sucesso se tarefas concretas forem designadas a recursos individuais”.  

Quando a Kaspersky Lab decidiu buscar uma saída prática para as necessidades de gerenciamento de projetos, o MindManager surgiu como escolha óbvia. “Links inteligentes podem ser feitos graças à conexão do MindManager com o SharePoint”, acrescenta Maxim Shakhab. “É muito fácil gerar tarefas individuais no SharePoint a partir das tarefas no mapa - e a integração com o MS SharePoint permite a visualização das tarefas não só na estrutura de árvore do MindManager, mas também em uma página separada do SharePoint, onde estão listadas”.  

O pessoal de Ti da Kasperspky vem usando o MindManager para brainstorming e resolução criativa de projetos, comunicação visual de ideias e visualização de informações complexas. O sistema de mapas mentais foi criado pela Mindjet, empresa adquirida em 2016 pela canadense Corel Corporation.  

Cerca de 40 pessoas no setor de TI da Kaspersky usam o programa para coletar ideias, criar visões globais e planejamento, definir metas e trocar documentos utilizando o mapa. Em projetos de negócios, quando quase todas as equipes de TI estão envolvidas em implementações, o MindManager é igualmente uma mão na roda para quebrar tarefas complexas que, neste caso, envolvem não apenas gerentes sêniores de TI, mas também gerentes de linhas e chefes de equipe. Como resultado, a Kaspersky consegue ter um panorama geral de interação e cooperação, além de conseguir planejar o roteiro de cada projeto.

“O MindManager é de grande ajuda principalmente em processos em que os passos individuais não estão muito claros, porque o formato de apresentação proporciona transparência”, diz Maxim.  

Além disso, com o sistema gerentes de TI Sênior e regionais podem planejar tarefas de alto nível, alocando recursos para implementação de projetos e tarefas operacionais. Com isso, atividades mútuas e individuais se tornam mais visíveis dentro dessa estrutura, sendo fácil e dinâmico discutir todas as dependências entre as unidades de TI.

Desde que a Kaspersky Lab passou a contar com a interação entre o MindManager e o SharePoint, vários processos têm funcionado com mais tranquilidade. Graças à atribuição automática de tarefas, a transferência de documentos e o compartilhamento de informações são realizados sem problemas, e o planejamento e a implementação de projetos foram acelerados e melhorados. A comunicação entre as divisões de negócios, departamentos ou dentro dos projetos se tornou mais fácil. O resultado é maior eficácia – o que, no limite, significa que os dados dos clientes da Kaspersky estão mais bem protegidos. É motivo de agradecimento de 400 milhões de pessoas. Nada mal para um software de mapas mentais.