A Hela (Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH), uma das maiores indústrias da Alemanha no segmento de molhos, fundada em 1893 em Hamburgo e com presença em mais de 30 países, iniciou sua história no Brasil em 2006 com a parceria e posterior aquisição da General Ingredients, fornecedora de matéria prima e ingredientes alimentícios naturais para indústria e varejo.

De lá para cá, a filial brasileira da centenária multinacional vem expandido sua atuação no País e tem em um software de gestão desenvolvido em FileMaker o pilar para administração do negócio, desde os princípios básicos de pesquisa e testes de novos  produtos e matérias-primas até os controles de estoque, demanda e qualidade, distribuição aos pontos de venda e feedback de clientes.

Alimentando a produção
A história de sucesso da Hela Ingredientes Brasil começou a ganhar contornos com o surgimento de uma nova consciência na empresa: a de que era preciso ir além de planilhas para gerenciar e alcançar resultados.

“Usávamos um CRM (Customer Relationship Management), algo voltado ao acompanhamento de vendas e controle de notas fiscais, mas era um sistema engessado. Trabalhávamos em função dele  - e não o contrário. Era preciso mudar”, diz Tarquinio Teles, consultor de TI da Hela Alimentos. “Os ERPs disponíveis no mercado eram financeiramente inviáveis e requisitos como rastreabilidade, controle de qualidade e segredo de fórmulas só seriam alcançados com módulos adicionais e incontáveis horas técnicas para adaptações”.

A solução veio através da Plataforma FileMaker Inc., subsidiária da Apple para sistemas de banco de dados, com a qual a Hela desenvolveu in company um ERP totalmente customizado às demandas do negócio - e que só em 2014 teve sob sua gestão mais de 500 toneladas produzidas, com rastreabilidade e controle de qualidade online.

Nascia uma forma visionária de gerenciamento na empresa, muito mais ágil e eficiente em um segmento que exige detalhes e vigilância constante com a qualidade e até mesmo com a saúde do público consumidor.  “É imprescindível administrar da melhor forma possível a complexidade do nosso negócio. Com o novo ERP, somos mais dinâmicos e proativos”, afirma João Marcelo Teles, sócio executivo da Hela no Brasil.

Da mistura de ingredientes à solidez de mercado
O ERP da Hela Alimentos cuida de forma integrada dos processos de Compras, Vendas, Pedidos, Pesquisa e Desenvolvimento, Produção, Controle de Estoque, Projetos e Amostras. No departamento Financeiro, por exemplo, é responsável pelo gerenciamento de todas as competências, entre elas Empréstimos, Compra de Serviços e Cálculos de Tributos, com implantação prevista de Fluxo Diário de Caixa e emissão automática de Notas Fiscais Eletrônicas (independente de outros softwares ou servidores).

Atualmente, funcionários acessam diariamente a base de dados em unidades de negócios em São Paulo e Mogi das Cruzes.  Além de sócios, colaboradores e vendedores, os suppliers e clientes também têm acesso, por meio de qualquer browser, às informações de compra e venda. Outro ponto forte é a interação do software com programas como o da Receita Federal, para consultas de CNPJ de potenciais compradores, e de acesso a mapas online, rotas e endereço das companhias a serem visitadas .

Chama atenção também o fato de a ferramenta by FileMaker possibilitar recalls em apenas alguns cliques. “Temos acesso em questão de minutos aos lotes de cada produto que compramos e aos que compõem cada batelada do que fabricamos. Com isso é possível iniciar um ‘recall’ instantaneamente”, informa João Marcelo. “Esse acompanhamento é de extrema importância no nosso setor. Recentemente passamos por auditoria e fomos muito elogiados pela rapidez e desempenho da plataforma”.

Segundo o executivo, uma grande inspiração para o ERP veio da solução em FileMaker para controle de qualidade e processos da fábrica da Hela Canadá, que com gerenciamento alcançou excelência nas mais rigorosas certificações do mercado.

João Marcelo revela ainda que a Hela Ingredientes Brasil está constantemente aprimorando o software e já inclui em planos futuros o uso do ERP em iPads e iPods no setor de Produção (algo fundamental para evitar roubos de fórmulas exclusivas de produtos) e acesso remoto de qualquer computador e iPhone. O compartilhamento de arquivos, como especificações, certificados, fichas e filmes, é centralizado na biblioteca do ERP, com acesso a todos e sem intermediações demoradas.

“A implantação de novos processos é constante e possível com o FileMaker, que diariamente nos ajuda a construir uma história de sucesso e sabores únicos“, diz o sócio executivo da Hela no Brasil.