Logotipo Allameda
Home Page Quem Somos Serviços Cases Clientes Contatos
 
 
04/02/2013
Como evitar que seu release seja barrado como spam

No dia a dia das assessorias de imprensa, em agências ou no departamento interno de empresas, alguns fatos de ínfima importância ganham por vezes tanto relevo quanto as grandes questões para as quais um jornalista ou RP é contratado. Em lugar de estar definindo estratégias de comunicação ou criando pautas que vão fazer a cabeça dos editores, não raro o assessor se vê brigando com emails que teimam em não chegar às redações onde já deveriam estar sendo lidos e, talvez, considerados seriamente como pauta para o jornal de amanhã ou matéria de hoje no portal. Mas se o email com o press release não chega lá, pouco há a fazer. Esse tipo de coisa gosta de acontecer em momentos críticos - quando o assessor tem uma coletiva de imprensa ou algo que exija não só o envio, mas a chegada imediata de seus emails, a caixas postais de vários jornalistas.

É comum descobrir então que o problema com os emails não começou hoje, mas vem ocorrendo na surdina há tempos. E tudo porque o domínio web da assessoria foi incluído em uma ou mais blacklists da internet - as temidas listas usadas por provedores para determinar domínios que fazem spam. Em algumas dessas listas, entrar é tão fácil quanto depois é difícil sair. E, se o nome que vai à direita da @ está nelas, os emails são triturados antes até de chegar à pasta antispam do Outlook do jornalista. Serão filtrados no servidor, logo de cara, automaticamente.

Como as assessorias costumam enviar muitos emails, cair numa blacklist é risco cotidiano, inerente ao negócio. Há porém maneiras de minimizar o risco. Confira algumas delas - e seus pontos positivos ou negativos.


Que email usar
Bons assessores sabem a importância de trabalhar uma marca sob quaisquer aspectos que ela tenha, e portanto a tendência é que usem emails do próprio domínio da agência. Há vantagens. A primeira e óbvia é a praticidade de usar um só - o seu próprio - email. Se o nome da assessoria é respeitado nas redações, usar domínio próprio aumenta a possibilidade de leitura do email. Além disso, muitos jornalistas de redação acham que o uso de um email do tipo "seu-nome @nome-da-agencia" demonstra certa seriedade - afinal, ninguém em boa saúde psíquica usa o sobrenome corporativo para endereçar bobagens à imprensa. Outro ponto é que, por meio de ferramentas comuns, quando o release é enviado em massa fica simples gerenciar o retorno das mensagens - se foi lida e quando, se a caixa estava cheia ou com erro e assim por diante. E essas são apenas algumas das coisas boas.

Mas há o risco de ser enquadrado como spammer. Aí, qualquer email do domínio passa a ser barrado - e não adianta criar novos.


Vai um genérico?
Assessores que já caíram em blacklists ficam tentados a usar emails de servidores genéricos, como Gmail ou Yahoo, para disparar press releases e pautas. A ideia é que, se o pior ocorrer, quem vai para a lista de spammers é o Gmail - e como ele tem o Google por trás, logo tudo se resolve. Melhor, o domínio web da assessoria continuará limpo e funcional.

É uma solução? Nem tanto. Esses provedores têm limites para o número de emails enviados por hora ou dia a partir de determinada caixa postal ou IP. Alguns deles também barram a saída de muitas mensagens idênticas em períodos curtos - o que ocorre por exemplo na lista automatizada via Outlook ou naquele sistema chocante de envio automático comprado em um site esquisito mas cheio de promessas.

Tem mais. Em nossa experiência prática, temos ouvido de alguns jornalistas que eles costumam deletar sem ler releases originados em servidores gratuitos. Argumentam duas coisas: primeiro, se o cara não tem sequer seu próprio site, a agência não deve ser grande coisa e, por tabela, o cliente também não. E, segundo, servidores públicos grátis são fontes de golpes de hackers, spammers e desse tipo de gente - portanto, melhor não arriscar.


Soluções mancas
Algumas agências optam por pedir ao cliente que forneça uns pares de emails para uso no relacionamento com a imprensa. Bacana. Mas só até o momento em que se faz o envio de um release em massa e, por azar, o servidor do cliente vai parar em blacklists. Belo tiro no pé.

Os ISPs (os provedores, onde o site fica hospedado) também oferecem uma solução que soa legal: por uma ninharia mensal, a assessoria pode usar o "sistema de webmarketing" do próprio provedor. Eles são tecnicamente lindos. E não resolvem: o email de retorno é o da assessoria, o que leva tudo ao mesmo lugar do começo.


E agora?
Não há solução simples para essa questão pra lá de prosaica. O melhor conselho é: use o bom senso ao enviar material para a imprensa. Não é porque o mailing da agência tem dois mil nomes de jornalistas que se deve mandar releases a todos eles. É falsa a ideia de que aumentando o número de destinatários também se aumentará o montante de matérias publicadas. Selecionar os veículos e profissionais que realmente podem se interessar pelo assunto de cada pauta costuma reduzir os mega-mailings a poucos nomes, o que evita entrar em blacklists.

Outro ponto é não cair na tentação de mandar seguidos releases do mesmo cliente, toda semana, para os mesmos jornalistas.

De forma semelhante, se a agência tem vários clientes de um mesmo setor, há grande possibilidade de envio de pautas diversas, na mesma semana ou quinzena, a um grupo limitado de jornalistas. Nesse caso, o melhor é que os assessores se coordenem em relação ao que está sendo divulgado, de forma que a redundância não ocorra. (Não pense que como são vários clientes o jornalista não vai ligar. Vai sim. A questão aqui é preservar a agência.)

Quem tem amizade com um editor e não fica entupindo sua caixa de emails com sugestões sem sentido pode pedir que ele coloque os emails da agência na lista de domínios confiáveis do antispam. Isso ajuda o assessor a ter suas mensagens longe do lixo e o editor a não perder alguma eventual boa sugestão de pauta.

Um caminho mais radical é simplesmente deixar de fazer envios em massa de releases. Trabalhar cada assunto de fato no um-a-um é o sonho de muitos assessores que sabem o quanto isso pode significar em termos de qualidade dos resultados. Mas, claro, é o tipo de coisa que quase nunca se mostra viável na vida real, com suas exigências de rapidez e resultados em volume (ainda que volume não signifique qualidade).

Se você teve a paciência de chegar até aqui e se sente um tanto frustrado por não encontrar grandes soluções incríveis, pode ter certeza de que é a mesma frustração que sentimos do lado de cá e que zilhares de assessores de imprensa sentem no mundo todo. Infelizmente, não há mágica. Mas essas poucas dicas, que temos experimentado ao longo dos anos, vão minimizar riscos - e com certeza ajudarão a evitar que jornalistas o olhem torto e bloqueiem pautas que tão cuidadosamente você criou para seu cliente.

Debata esse tema com a gente no LinkedIn: http://www.linkedin.com/company/allameda.com

- Dicas do time de Atendimento de Allameda.com.

Republicação livre desde que citado "Fonte: Allameda.com Assessoria de Comunicação -
www.allameda.com"

 


Compartilhar



Retornar
 
 
 
Artigos
Artigos de Clientes de Allameda, especialistas em várias áreas. A republicação é livre.
Releases
Acesso a todos os press-releases e informações chave de nossos clientes.
Fotos em alta
Fotos de produtos, executivos e instalações de clientes de assessoria de imprensa.

ALLAMEDA.COM R Dr Rafael Correia 65 Cjto 4 Vila Romana | São Paulo | +55.11.3926-5580

powered by Fábrica de Tempo